Как организовать доску почёта в компании

Доска почёта в компании должна показывать конкретные профессиональные достижения сотрудников. Если заранее определить правила отбора, формат публикаций и порядок обновления, такой инструмент признания не превращается в случайный набор фотографий.

Организация начинается не с выбора места для размещения. Сначала нужно определить, кого компания хочет отмечать и за какие результаты. Только после этого имеет смысл решать, будет ли это обычный стенд, электронная страница или публичная онлайн-площадка.

Определите, кого компания хочет отмечать

Первый шаг — сформулировать категории достижений. Например, компания может отмечать сотрудников за профессиональный результат, инициативу, наставничество, участие в сложном проекте или длительную качественную работу.

Важно не пытаться охватить все возможные основания. Нескольких понятных категорий достаточно, если они соответствуют деятельности организации.

Критерии желательно сформулировать так, чтобы сотрудник мог самостоятельно понять, что именно требуется для признания.

Установите единые правила

Если одного сотрудника выбирают за выполнение сложного проекта, а другого — просто за хорошую работу, коллектив может посчитать решение несправедливым.

Поэтому до первой публикации нужно определить:

• Какие достижения являются основанием для признания
• Кто может предложить кандидата
• Кто проверяет информацию
• Кто принимает решение
• Как часто рассматриваются новые кандидатуры
• Кто отвечает за подготовку публикации

Эти правила можно оформить одним внутренним документом или краткой инструкцией. Сложный регламент для этого не обязателен.

Выберите формат доски

Традиционный вариант — стенд в офисе. Его преимущество очевидно: сотрудники регулярно проходят мимо и видят фотографии коллег.

Но такой формат ограничен физическим пространством. Если компания работает в нескольких городах или сотрудники находятся удаленно, часть коллектива вообще может не увидеть публикацию.

Электронный формат снимает это ограничение. Информация доступна через интернет и может обновляться без печати новых материалов.

Если задача заключается именно в публичном представлении сотрудников, можно использовать специализированный сайт «Доска почёта».

Назначьте ответственного

Одна из распространенных организационных ошибок — считать, что доска будет обновляться сама собой. На практике без ответственного человека публикации быстро прекращаются.

Ответственным может быть HR-специалист, сотрудник отдела внутренних коммуникаций, руководитель подразделения или другой сотрудник, которому поручена эта задача.

Его обязанности желательно определить заранее: сбор предложений, проверка сведений, подготовка текста, согласование и размещение публикации.

Соберите информацию о сотруднике

Для каждой публикации достаточно ограниченного набора сведений:

• Имя и фамилия
• Фотография
• Должность
• Профессиональное направление
• Конкретное достижение
• Краткое описание вклада сотрудника

Если публикация открытая, нужно дополнительно проверить, какие сведения разрешено размещать в интернете.

Пишите о результатах, а не только о качествах

Фраза «ответственный и инициативный сотрудник» может присутствовать в тексте, но она не должна быть его основой.

Лучше объяснить, в чем проявилась ответственность или инициатива.

Например: «Самостоятельно разработал порядок обработки обращений и организовал его внедрение в подразделении».

Так читатель получает информацию о реальном действии, а не только положительную оценку.

Не сравнивайте разные профессии по одной шкале

В крупной организации люди выполняют совершенно разные задачи. Сравнивать менеджера по продажам, инженера, бухгалтера и специалиста по персоналу только по количественным показателям неправильно.

Поэтому лучше использовать общий принцип — заметный профессиональный вклад — и разные способы его подтверждения.

Для одного сотрудника основанием станет выполнение показателя, для другого — решение сложной задачи, для третьего — обучение коллег.

Не делайте обязательную норму публикаций

Требование ежемесячно размещать определенное количество сотрудников может привести к формальному отбору.

Если за месяц есть один достойный кандидат, достаточно отметить одного. Если таких сотрудников пять — можно рассмотреть всех. Если подходящих кандидатур нет, публикацию можно отложить.

Так сохраняется связь между достижением и признанием.

Обновляйте информацию регулярно

Регулярность не означает необходимость постоянно добавлять новых людей. Важно, чтобы проект оставался действующим.

Можно установить ежемесячный, ежеквартальный или другой удобный период рассмотрения кандидатур. Главное — чтобы сотрудники знали, когда и каким образом можно предложить человека для признания.

Что делать со старыми публикациями

Удалять прежние материалы необязательно. Если сотрудник был отмечен за конкретное достижение, информация об этом может оставаться доступной и после появления новых публикаций.

При большом количестве записей стоит предусмотреть удобную структуру просмотра. Пользователь должен без труда найти интересующего его человека или посмотреть предыдущие публикации.

Проверьте информацию перед размещением

Публичная характеристика требует аккуратности. Перед публикацией проверьте имя, фамилию, должность, даты и описание достижения.

Отдельно убедитесь, что в тексте нет сведений о клиентах, внутренних показателях или проектах, которые компания не планирует раскрывать.

Также необходимо решить вопрос с публикацией фотографии и других персональных сведений сотрудника.

Как понять, что доска действительно работает

Основной критерий — не количество фотографий, а отношение сотрудников к самому формату.

Можно периодически спрашивать коллектив:

• Понятны ли правила отбора
• Считается ли выбор справедливым
• Понятно ли, за какие достижения человек получает признание
• Есть ли интерес к публикациям о коллегах
• Какие категории достижений стоит добавить

Если сотрудники воспринимают публикации как заслуженное признание, а не как случайное решение руководителя, значит, правила выбраны удачно.

Доска почёта как постоянный формат признания

Хорошо организованная доска не требует сложного управления. После определения критериев и назначения ответственного большая часть процесса становится понятной.

Компания получает простой способ рассказывать о профессиональных достижениях людей, которые работают в ней. А сотрудник получает возможность быть публично отмеченным не за формальное выполнение обязанностей, а за конкретный вклад.

Для онлайн-формата можно использовать ресурс https://доска-почёта.рф, где информация о сотруднике размещается публично. Это особенно удобно, когда признание должно быть доступно не только внутри офиса.